Dienstreisen und Entsendungen – Ihr Manager zum abonnieren

Das Mitführen einer A1-Bescheinigung ist bei Dienstreisen und Entsendungen von Arbeitnehmern (und auch Selbstständigen) ins EU-Ausland empfehlenswert und teilweise in einzelnen Ländern Pflicht. Sie dient gegenüber dem ausländischen Versicherungsträger als Nachweis darüber, dass Sozialversicherungsbeiträge im Heimatland abgeführt werden und daher keine Sozialversicherungsbeiträge im Entsendeland zu zahlen sind. Sie ist unabhängig von der Dauer des Auslandseinsatzes für gesetzlich Versicherte bei der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeiters (ausschließlich auf elektronischem Weg) bzw. bei privat versicherten Mitarbeitern bei dem zuständigen Rentenversicherungsträger zu beantragen und wird maximal für 24 Monate erteilt.

Eine Entsendung liegt vor, wenn ein Mitarbeiter für eine von vornherein begrenzte Zeit auf Weisung seines Arbeitgebers im Ausland, z.B. in einer Niederlassung des Arbeitgebers oder bei einem anderen Unternehmen, für seinen Arbeitgeber tätig wird.

Bei Auslandseinsätzen von Mitarbeitern kann mit dem zuständigen Sozialversicherungsträger im Ausland eine sog. Ausnahmevereinbarung vereinbart werden, nach der für den vorübergehend in dem Land eingesetzten Mitarbeiter in dessen Interesse weiterhin die Sozialversicherungsvorschriften seines Heimatlandes Anwendung finden. Ausnahmevereinbarungen kommen dann in Betracht, wenn keine klassische Entsendung vorliegt und damit die ausländischen Sozialversicherungsvorschriften Anwendung finden würden, beispielsweise weil der Auslandseinsatz länger als 24 Monate dauert oder mit dem Mitarbeiter im Ausland ein lokaler Arbeitsvertrag geschlossen wird. Eine Ausnahmevereinbarung dient dann wie eine A1-Bescheinigung dem Beschäftigten als Nachweis darüber, dass Sozialversicherungsbeiträge im Heimatland gezahlt werden.

Ein Expat (von englisch "expatriate") ist die gebräuchliche Bezeichnung eines Mitarbeiters, der von seinem Arbeitgeber vorübergehend zu einer Niederlassung oder Gesellschaft ins Ausland entsandt wird.

Dienstreisen sind grundsätzlich alle Reisetätigkeiten von Mitarbeitern, die beruflich veranlasst sind. Bei grenzüberschreitenden Dienstreisen handelt es sich im Gegensatz zu Entsendungen um Auslandsreisen von Mitarbeitern von kürzerer Dauer. Eine allgemeingültige zeitliche Grenze, ab wann man nicht mehr von einer Dienstreise, sondern von einer Entsendung spricht, existiert nicht. Weit verbreitet ist ein Verständnis von Dienstreisen mit einer Dauer von bis zu 90 Tagen, dies resultiert allerdings aus dem Steuerrecht. Arbeitsrechtlich knüpft man für Dienstreisen (nach § 2 Abs. 2 NachwG) an die Dauer von maximal einem Monat an.

Bei (vorübergehenden) Versetzungen ins Ausland wird mit dem Unternehmen im Ausland ein lokaler Arbeitsvertrag geschlossen. Für die Dauer des Auslandseinsatzes tritt ein anderer Arbeitgeber im Ausland als "Haupt-Arbeitgeber" an die Stelle des bisherigen Arbeitgebers im Inland. Für das Arbeitsverhältnis gilt das Recht des Arbeitsortes im Ausland. Das deutsche Arbeitsverhältnis kann während der Versetzung ruhend gestellt oder aufgehoben werden.

Transitverkehr ist Verkehr, der durch verschiedene Länder geht, die weder Beginn noch Ziel der Reise sind.

Die 183-Tage-Regelung ist eine zeitliche Grenze für die Besteuerung von Einkünften von Mitarbeitern, die auch im Ausland tätig werden. Sie ist üblicherweise in Doppelbesteuerungsabkommen, die zwischen zwei Ländern abgeschlossen werden, enthalten. Liegen die weiteren Voraussetzungen dieser Regelung vor, erfolgt die Besteuerung der Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit nicht im Ausland (Tätigkeitsland), wenn sich der Mitarbeiter dort nicht länger als 183 Tage im Jahr aufhält. Die Steuer ist dann ausschließlich im Wohnsitzland zu entrichten, wenn hier auch der zur Vergütung verpflichtete Arbeitgeber ansässig ist und dieser auch tatsächlich das Arbeitsentgelt zahlt.

Unter Payroll Services sind Dienstleistungen im Bereich Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung zu verstehen. Werden Mitarbeiter ins Ausland entsandt und sind im Ausland beispielsweise Sozialversicherungsbeiträge abzuführen, ist in dem Land ein Payroll Provider zu beauftragen, der die Lohnabrechnung nach den geltenden ausländischen Vorschriften durchführt und alle erforderlichen Beiträge an die zuständigen Stellen abführt.